Para activar la integración de Calendly con PVI se debe realizar lo siguiente:
Ventas o fidelización debe solicitar a través de PVI Bug y Solicitudes (PVIBYS) activar Calendly en el sitio del cliente.
Agendar capacitaciones para enseñarle al cliente a configurar Calendly y PVI
1° capacitación: Configurar la cuenta de Calendly con el cliente y enlazarlo a PVI
2° capacitación: Enseñarle a los inspectores y SAC a operar diariamente con Calendly
3° capacitación: Dar inicio al proyecto
Material apoyo post implementación: Preguntas frecuentes (Uso diario PVI-Calendly)
Cuando un cliente quiera contratar Calendly, debe hacerlo utilizando este link: https://calendly.grsm.io/PlanOK De esta forma Calendly sabrá que ese cliente fue referido por PlanOK.
Manual para contratar Calendly: ¿Cómo contratar un plan con Calendly?
Capacitaciones
1° CAPACITACIÓN
Duración: Al menos 2 sesiones de 2 horas cada una.
PASO 1) Crear usuarios en Calendly
Agregar a todos los usuarios (inspectores) que usarán Calendly en PVI. Solo los inspectores necesitan tener cuenta, no es necesario que supervisores o responsables contraten el plan.
Se recomienda usar el correo de la organización para evitar cruces de horarios en los inspectores y asignarles el rol “usuario”.
Ir a “Gestión de administradores”:
“Nuevo usuario”:
Agregar el correo del inspector:
(Opcional) Eliminar los eventos que vienen por defecto para evitar tener información extra que puede confundir más adelante:
Luego de agregar al usuario (inspector), le llegará un mail con una invitación para unirse al plan y activar su cuenta. Si aun no acepta la invitación, aparecerá como pendiente:
El inspector debe acepte la invitación y sincronizar su calendario con Calendly. Puedes comprobar que el usuario ya está conectado correctamente, cuando se vea como se muestra en la siguiente imagen:
PASO 2) Crear equipos y eventos en Calendly
Una vez creados todos los inspectores como usuarios en Calendly, tendrás que armar los equipos de trabajos. Debes crear un equipo por proyecto de la siguiente manera:
Click en el botón “Nuevo Equipo”:
Considerar las siguientes características para crear un equipo:
Nombre del equipo: “Equipo Nombre Proyecto”.
Ej: Equipo Casas PlanOK
Página del equipo: Asignado automáticamente.
Mensaje de bienvenida: Vacío.
Miembros del equipo: Todos los inspectores que atenderán solicitudes en este proyecto.
Avatar del equipo: Logo proyecto o logo inmobiliaria.
Zona horaria: Seleccione según la zona del proyecto.
Ej: Santiago
Considerar las siguientes características para crear un evento:
Tipo de reunión: El ideal es “rotatorio”. En caso de querer optar por un plan de Calendly más económico, se puede usar el tipo de reunión “colectivo”, solo si se tiene un inspector por proyecto.
Nombre del evento: Auto agendamiento nombre proyecto.
Ej: Auto agendamiento Casas PlanOK
Descripción / Instrucciones: Especificación que verá el propietario en el calendario, puede ir vacía.
Ej: Lo invitamos a seleccionar el día y hora que más le acomode, para realizar la visita de inspección de postventa a su propiedad.
Enlace del evento: Asignado automáticamente.
Color del evento: Cualquiera.
Agregar ubicación del proyecto y validar que estén todos los inspectores del proyecto
Luego podrás configurar la disponibilidad que tendrá este proyecto:
Intervalo fechas: Cuántos días hacia el futuro desean abrir el calendario. Ej: 15 días laborales
Duración visitas. Ej: 30min. (recordatorio: estamos configurando el evento normal, más adelante se podrán configurar eventos especiales para req fuera de garantías, urgentes o con muchos req)
Horas disponibles: Se recomienda usar las mismas horas para todos los organizadores, ya que si en un futuro se hace un cambio de inspector, será más simple hacer la modificación.
Los solapamientos son útiles cuando se hace un cambio de horario a partir de XX fecha, ya que se configura el nuevo horario, y en solapamiento se dejan los días que aun no van a regir con el nuevo horario.
Tiempos de holguras antes o después de una visita de postventa
Intervalos para mostrar en el calendario: Se recomienda dejar la duración total de la visita.
Ej: Si la visita dura 20 min y tiene 10 min de holgura post evento, se recomienda configurar intervalos de 30min.
Holgura para poder agendar: Se recomienda dejar al menos 12 horas de holgura, para que los propietarios no puedan agendarse durante el mismo día. Así los inspectores se podrían programar el día anterior para las visitas que tiene.
Zona horaria: Calendly recomienda bloquear la zona horaria en caso de tener visitas presenciales
Luego se configuran las preguntas para los invitados
Finalmente se configuran las notificaciones y políticas de cancelaciones
Esta integración soporta enlazar a PVI hasta 4 tipos de eventos distintos para abordar escenarios especiales en la posventa y así ajustar las agendas y horarios de acuerdo con las condiciones especiales (ej: alargar la duración de la visita en caso de tener muchos requerimientos o asignar a un inspector con más experiencia en eventos urgentes).
Tipos de eventos soportados:
Evento estándar: Por defecto se utilizará el primer evento creado para todas las solicitudes de posventa.
Evento urgente: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento categorizado en PVI como urgente o crítico.
Evento largo: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan más de 15 requerimientos.
Evento fuera garantía: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento fuera de garantía.
2) Enlazar cuenta de Calendly a PVI (Mantenedores PVI)
Para enlazar los proyectos con sus equipos y eventos correspondientes en los mantenedores de PVI, se debe realizar lo siguiente:
2.1) Ir a Calendly
Ir al módulo de “Integraciones” y seleccionar el módulo “API y Webhooks”.
2.2) Generar Token
Generar un token nuevo de acceso y copiar el código que aparezca.
2.3) Insertar Token
Ingresar a PVI al módulo “Mantenedores” à “Integraciones” à “Calendly”. Insertar el token copiado y verificar que se sincronice correctamente.
2.4) Enlazar inspectores
Luego, enlazar los inspectores creados en PVI con los usuarios creados en Calendly. Se recomienda estandarizar los correos para no generar confusiones. Si los correos son diferentes, predomina el correo ingresado en Calendly por sobre el de PVI.
2.5) Configurar proyectos
Después ir a la pestaña “Configuración General” para relacionar todos los proyectos con los eventos que se requiera.
Para activar el auto agendamiento a un proyecto, se le debe asignar al menos un equipo y un evento estándar configurado previamente en Calendly.
Opcionalmente se puede configurar un evento urgente, largo o fuera de garantía.
Finalmente, se puede asignar a un usuario de PVI como responsable de todas las solicitudes ingresadas en el proyecto, para que las OI queden asociadas a este responsable.
