Este gestor de documentos inteligentes nos ayudará a evitar la carga de muchos modelos de contratos. Mediante la configuración de párrafos podremos mostrar condicionarlos a que se muestren o no.
Para configurarlo realizaremos lo siguiente:
1- Nos dirigimos a Administración/Proyectos/Datos Generales/Gestor Documentos. Marcamos “Nuevo Gestor de Documentos Api”. Luego, clic a Guardar.
2- Una vez seleccionada dicha opción, se habilitará dentro de Administración/Proyectos el menú de Gestor de Documentos Api.
Nota: Si hay documentos cargados en el motor actual/tradicional de Gestor de Documentos, estos seguirán apareciendo durante el flujo del negocio junto con los documentos que puedan configurarse aquí.
3- Se mostrará una línea de documento para poder configurarlo.
4- En el ejemplo configuraremos el documento de Separación. Clic al “+”. (Todos los documentos se configuran de igual forma).
5- Los pasos de creación del documento inteligente son dos. El primero es “Formato Plantilla” y el segundo, la “Creación/Edición de los párrafos”
EJEMPLO DE PÁRRAFO
PASOS 1: FORMATO PLANTILLA
1- Agregamos una descripción asociada al documento
2- Configuramos los márgenes en centímetros, el tamaño y la orientación de nuestro documento.
3- Configurar encabezado o pie de página.
3.1 No debe copiar un formato de algún editor de texto (ejemplo Word) y pegarlo aquí. Se perderá el formato.
3.2 Si se desea darle color, tamaño o tipo de fuente, deben usarse las opciones que se muestran aquí para realizar ello.
3.3 Puede adjuntarse imágenes mediante una URL, no desde el ordenador.
3.4 Con el botón “Insertar Variable” pueden usarse conectores para rescatar información del sistema.
3.4.1 Los conectores deben ser de la siguiente forma, con dos “%”. Ejemplo:
%%FECHA_ACTUAL%%
3.4.2 Seleccionamos el conector y Aceptamos
3.4.3 En el Buscador podemos buscar por el nombre, tipo o descripción
4- Al finalizar la configuración del paso uno, clic a Continuar.
5- Automáticamente ingresaremos al paso dos de la creación del documento: a la creación de los párrafos.
PASOS 2: CREACIÓN/EDICIÓN DE LOS PÁRRAFOS
1- Click a “+”
2- Se nos habilitará un cuadro de texto. Empezamos a escribir el primer párrafo de nuestro documento.
NOTA: No debe copiar un formato de algún editor de texto (ejemplo Word) y pegarlo aquí. Se perderá el formato.
2.1 Si se desea darle color, tamaño o tipo de fuente, deben usarse las opciones que se muestran aquí para realizar ello.
2.2 Pueden usarse Conectores para rescatar información del sistema.
2.2.1 Los conectores deben ser de la siguiente forma, con dos “%”. Ejemplo:
%%SUBAGRUPACION%%
3- Para crear otro párrafo se sigue el paso 1.
4- A continuación, se explica los botones asociados a cada párrafo.
(1) Activa/Desactiva párrafo
(2) Configuración de Condicionales
(3) Eliminación de párrafo
5- A continuación, se explica las opciones dentro de la configuración de condicionales del párrafo.
(1) Título del párrafo
(2) Tipo.-Condicional inicial del párrafo (El primero siempre será “Si”)
(3) Variable.- Son los conectores convertidos en variables
(4) Condición que se aplicará a la variable. Existen 4 actualmente (IGUAL, DIFERENTE, MAYOR QUE, MENOR QUE)
(5) Comparación que hará la variable en base a la condición
(6) “+” Agrega más condiciones.
Se explica el ejemplo:
Muestra párrafo Si la nacionalidad del cliente es diferente a “PERUANA”
6- Si se requiere agregar más condiciones se hace clic al botón con símbolo del “+”
6.1 El Tipo a partir del segundo párrafo es Y/O
7- Una vez finalizado la creación de los párrafos y las configuraciones a estas, clic a Guardar
8- El sistema se recarga y nos llevará a la pantalla de los pasos 3 y 4, pero con 3 botones.
(1) Previsualizador del documento con todos los párrafos configurados
(2) Edición del documento
(3) Eliminación del documento