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CONTRATOS
Un contrato puede ser creado desde cero o puede crearse desde una cotización
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La creación de un contrato desde cero tendrá la misma mecánica y elementos similares de selección que la cotización.
a. Agregar participantes
Al igual que el cotizante en el flujo de cotización (que para efectos del contrato este se le llama “Titular”), se puede buscar, crear, editar y seleccionar los participantes del contrato. Estos pueden ser Titular, Aval, Cotitular o representante
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Al seleccionar o crear al participante, debo seleccionar que tipo de participante es y de manera predeterminada vendrá configurado como “firmante”. En el caso de que el participante no sea firmante se debe apretar el checkbox. El participante puede ser creado desde cero, seleccionar o editar uno existente.
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Para avanzar al siguiente paso, puedo hacer click en “Continuar” o puedo hacer click directamente en el paso siguiente, en este caso “Unidad”.
b. Selección Unidad
En este paso podrás eliminar, agregar o cambiar las unidades seleccionadas en la cotización.
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c. Parámetros comerciales
En este paso puedes editar los parámetros comerciales del contrato. Este es un paso opcional y si decides no editarlos, el contrato quedará con los parámetros generales de la propiedad. Los parámetros que podrás editar están asociados a los cobros recurrentes, cómo el día de generación de las liquidaciones, el estado en el que quieres que se generen las liquidaciones, la cantidad de días para pagar y las multas y/o interéses por conceptos de atraso en el pago, además podrás editar los valores de reajuste.
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d. Fechas, precios, cargos y descuentos:
En este paso podré editar las fechas de incio y término de contrato, modificar el precio de la unidad, y eliminar, editar, agregar y crear nuevos cargos y descuentos. En este paso se pedirán validaciones en caso de editar las fechas de incio y/o término de contrato o el precio de la/s unidades con la idea de poder asegurarnos de que estos han sido cargados de manera correcta. De manera predeterminada las fechas vendrán bloqueadas y solo se habilitará su edición haciendo click en el ícono de editar al igual que los precios. Sólo se podrán editar los cargos o descuentos creados por el usuario dentro del flujo. Los cargos o descuentos cargados a la configuración de la propiedad solo se pueden agregar o quitar.
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e. Custodia de documentos
Paso opcional en el que se solicitan agregar los datos de los cheques entregados como garantía.
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Para avanzar al siguiente paso, puedo hacer click en “Continuar”.
f. Resumen de Negocio
En este paso, tendrás una vista resúmen de todos los parámetros que has agregado, incluyendo participantes, Unidades, Fechas, Cargos y Descuentos, Parámetros del contrato y Ejecutivo que realiza la acción.
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g. Previsualización
En la previsualización podré seleccionar el formato de contrato que deseo usar para realizar una previsualización previa a la descarga y/o envío del contrato para revisar que los detalles estén correctos. Para avanzar, debo hacer click en “Guardar”.
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h. Vista Detalle de Contrato / Resumen de Negocio
Una vez guardado el contrato, serás dirigido a la vista de detalle de contrato y te posicionará en el tab de “Resúmen de Negocio”. Desde aquí puedo hacer envío del contrato firma electrónica o señalar que está en proceso de firma manual. Además, desde esta vista puedo generar el primer pago.
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i. Edición de contrato
Cuando un contrato ha sido creado y aún no ha sido enviado a firma puede ser editado, es decir agregar, quitar o editar toda la información cargada en el flujo de creación.
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j. Primer pago
Cuando un contrato es creado puede ser emitido el “Primer pago”. El primer pago estará compuesto del proporcional de arriendo y gasto común del mes, más todos los cargos y descuentos agregados en el flujo de creación. Estos pueden ser revisados en el borrador dispuesto al hacer click en el botón.
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Cuando se acepta la emisión del primer pago, está liquidación quedará emitida y enviada al cliente y asu vez disponible para ser editada desde el módulo “Balances”.
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k. Vista Detalle de Contrato / Contratos
Desde esta vista podrás visualizar el contrato generado, descargarlo, o incluso adjuntar un nuevo documento que quieras enviar a firma. Si el contrato fué enviado a firma electrónica, Se visualizará de manera autymática dentro de “Contrato firmado” una vez que se hayan completado todas las firmas d los participantes.
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l .Vista Detalle de Contrato / Anexos
Cuando los contratos están firmados u activos el sistema te permite agregar Anexos para modificar algún elemento durante la vida del contrato, cómo editar los participantes del contrato, agregar o eliminar unidades, editar la fecha de término del contrato, agregar documentos en custodia y/o editar los parámetros comerciales desde una fecha en particular.
Los anexos podrán tener la característica de firmable o no. En el caso de que el usuario señale que el anexo que está creando es firmable, sólo quedará activo una vez que este haya sido firmado, de lo contrato no se aplicarán los cambios. Si el anexo no se señala como “firmable”, bastará con la fecha de activación del anexo para que los cambios sean aplicados.
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m. Vista Detalle de Contrato / Balances
En esta vista podrás visuliazar el listado de liquidaciones y movimientos asociados a un contrato en particular y sus respectivos indicadores. También podrás agregar cargos y descuentos a liquidaciones futuras (que no estén emitidas) y agregar liquidaciones independientes por cobros adicionales que se quieran realizar, como por ejemplo, una reparación o el uso de un espacio común.
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Además, podrás visualizar las liquidaciones futuras (“Por generar”), y los cargos y descuentos asociados a esta.
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n. Vista Detalle de Contrato / Comentarios
Desde esta vista podrás dejar comentarios y registros con archivos adjuntos de todos los sucesos relacionados a un contrato en particular.
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o. Listado de contratos
En el módulo de clientes, haciendo click en la pestaña de “Contratos” podrás acceder a la lista completa de contratos, ver detalle, editar (solo los contratos creados cuyo primer pago no ha sido emitido), filtrar y buscar un contrato.
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p. Detalle del contrato y estado de firmas
Si quiero revisar el detalle de un contrato generado debo hacer click en la botonería de acciones, al lado derecho de la información del contrato y hacer click en “Ver detalle”. Ahí podré acceder también al estado de las firmas del contrato y tendré la opción de anular un contrato si es necesario.
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Contratos.
Formaliza a través Pop Estate los contratos de tus unidades, parametriza las condiciones por cada propiedad y genera de manera fácil los documentos para luego gestionar la firma.
Pasos para crear un contrato
Ingresa al módulo de clientes
Presiona el filtro de contratos en la parte superior de la pantalla.
Para iniciar un contrato:
Presiona (+)
Nuevo Contrato
Selecciona las fechas del negocio.
Agrega al titular del contrato
Agrega participante del contrato:
Avales
Cotitulares
Fechas del negocio:
Fecha de Inicio del Contrato.
Fecha de Termino del contrato
Titular del contrato:
Busca el contacto si está previamente creado.
Crea el contacto directamente desde el flujo de contrato.
Selecciona el contacto
Presiona Guardar
Participantes del contrato:
Busca el contacto si está previamente creado.
Crea el contacto directamente desde el flujo de contrato.
Selecciona el contacto
Marca el tipo (Aval, Cotitular)
Presiona Guardar
Verifica que estén los datos previamente cargados de manera correcta:
Fechas
Titular
Participantes
Presiona Guardar
Selecciona las unidades que se van a arrendar.
Filtra por propiedades
Agrega unidades (+) en la propiedad que deseas arrendar.
Presiona Guardar
Agregar Unidades:
Filtralas por Tipo o Nro de Unidad.
Selecciona la / las unidades correspondientes.
Presiona Guardar
Cargos / Descuentos
Agrega cargos / descuentos predeterminados.
Crea nuevos cargos y/o descuentos.
Presiona Guardar
Buscar cargos / descuentos:
Selecciona los cargos / descuentos que apliquen para tu contrato
(Los cargos / decuentos deben estar previamente configurados)
Presiona Guardar
Reajustes de Unidades.
Activa y configura los reajustes de la unidad
Verifica que las condiciones de reajustes estén correctas o edítalas.
Presiona Guardar.
Parametros del Contrato.
Selecciona el tipo de renovación del contrato.
Selecciona la moneda de cobro.
Verifica la generación de liquidaciones y las multas o intereses por mora.
Presiona Guardar
Agrega el firmante por parte de la Unidad.
Presiona agregar firmante
Selecciónalo
presiona guardar
Firmantes
Puedes seleccionar si esta previamente configurado.
Puedes crear directamente el firmante.
Presiona guardar
Resumen del negocio
Verifica que todos los datos esten correctamente guardados.
Presiona Guardar
Contrato:
Selecciona el plantilla de contrato.
Puedes cargar una plantilla nueva.
Descarga el contrato para validarlo.
Presiona Guardar.
Estado del Contrato
Puedes volver editar la plantilla del contrato solo si está en estado Creado.
Puedes cambiar el estado del contrato.
Puedes generar el primer pago.
Firma del contrato Manual
En filtro de documentos encontrarás 2 pestañas (Base, Firmado)
Cargar el documento digitalizado.
Cambiar el estado a firmado.
Primer Pago
Presiona Primer pago
Esta acción disponibiliza la primer liquidación del arrendatario.
Primer Pago
Selecciona el check si quieres enviarla directamente al arrendatario por correo
Presiona aceptar.
Filtro de balances
Puedes agregar liquidaciones extras.
Podrás observar todas las liquidaciones de este contrato en sus diferentes estados.
