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Volver a reenviarle el link en caso de no haber visto el correo o que se le haya olvidado auto agendarse. Esto se puede hacer desde las acciones de la solicitud, en el botón “Reenviar visita”.
Llamar al propietario para preguntarle su disponibilidad y agendarlo desde el sistema. En ese caso, el propietario no se auto agendaría, lo haría la inmobiliaria con previa coordinación con el propietario. Esto se puede realizar desde las acciones de la solicitud en el botón “Generar OI”:
Se abrirá el calendario en línea de todos los inspectores vinculados a este proyecto, donde se mostrarán solo los horarios disponibles. Se debe seleccionar alguno y completar el formulario con los datos del propietario en el paso siguiente, para que le llegue el correo de confirmación:
Luego de ingresar los datos del propietario, automáticamente la solicitud queda generada en el sistema y agendada la visita en el calendario tanto del propietario como del inspector asignado.
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Cada proyecto de PVI tiene asignado un equipo de trabajo que fue creado previamente en Calendly. Por lo tanto, si se desea cambiar los inspectores de un proyecto, hay que ingresar realizar lo siguiente:
Ingresar a Calendly y editar el equipo de trabajo
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Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del equipo donde podrá quitar o agregar inspectores:
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2. Editar el o los eventos donde se encuentre el inspector:
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Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del evento donde podrá quitar o agregar inspectores:
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3. Sincronización agenda nuevo inspector en PVI: Se debe validar que en los mantenedores del PVI, el nuevo inspector tenga vinculada su cuenta de Calendly:
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4. Traspasar las solicitudes históricas: Todas las solicitudes ya agendadas, seguirán quedando asignadas al inspector anterior, por ende, solo en caso de necesitarlo, se pueden traspasar las solicitudes históricas al nuevo inspector reprogramando las visitas desde PVI:
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Esto generará una notificación al propietario, por ende se recomienda ingresar en el motivo de la reprogramación “La visita será realizada por Juan en remplazo de Pedro. El día y hora de la visita se mantiene, solo se modifica el inspector que irá a visitarlo.”
¿Cómo actualizar la disponibilidad de horarios de cada inspector?
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Tipo de reunión: Rotatoria.
Nombre del evento: Auto agendamiento de posventanombre proyecto.
Ej: Auto agendamiento Casas PlanOK
Descripción / Instrucciones: Especificación que verá el propietario en el calendario, puede ir vacía.
Ej: Lo invitamos a seleccionar el día y hora que más le acomode, para realizar la visita de inspección de postventa a su propiedad.
Enlace del evento: Asignado automáticamente.
Color del evento: Cualquiera.
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Y finalmente, en los mantenedores de PVI, se debe enlazar el evento creado:
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¿Cómo desactivo un proyecto del auto agendamiento?
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Para esto, ingresar a PVI al módulo “Mantenedores” à → “Integraciones” à → “Calendly” à → “Configuración General”. Desde esta pantalla se pueden activar o inactivar cualquier proyecto cargado en PVI.
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¿Cómo agregar sobre cupos o gestionar emergencias en horarios especiales?
Es recomendable agregar un sobrecupo diario en todos los proyectos, para poder agendar emergencias o situaciones fuera de lo común aunque el calendario este copado.
Primero el inspector debe bloquear en su calendario personal un sobrecupo todos los días a la misma hora por cada proyecto.
Por ejemplo:
Proyecto Casas PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.00-18.30hrs
Proyecto Edificio PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.30-19.00hrs
Luego en Calendly se agrega el nuevo horario para cada proyecto:
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Finalmente, cuando ocurra alguna emergencia, el inspector debe liberar un sobrecupo de su calendario personal:
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E inmediatamente se debe usar este sobrecupo agendando desde el sistema PVI, ya que el horario estará disponible.
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IMPORTANTE: Si el evento tiene configurado una holgura de XX horas para agendar un evento, estos sobrecupos igual se deberán agendar con esas mismas XX horas de holgura. |