En este manual se explicarán las acciones frecuentes que se necesitan realizar en el día a día para gestionar el auto agendamiento con Calendly (post configuración inicial).

Control solicitudes

¿Cómo se cuáles solicitudes no se han agendado aún con Calendly?

Todas las ordenes de inspección que tengan el auto agendamiento activado, van a tener un ícono para identificarlas, por lo tanto, si la solicitud tiene el ícono de Calendly y además se encuentra con el estado “OI POR GENERAR”, significa que el propietario aun no se ha auto agendado.

También se puede identificar rápidamente por la columna “Fecha OI”, ya que no va a tener una fecha ingresada.

¿Qué hacer si el propietario no se ha auto agendado?

Si el propietario no se ha auto agendado aun, existen 2 caminos:

1. Volver a reenviarle el link en caso de no haber visto el correo o que se le haya olvidado auto agendarse. Esto se puede hacer desde las acciones de la solicitud, en el botón “Reenviar visita”.

   

2. Llamar al propietario para preguntarle su disponibilidad y agendarlo desde el sistema. En ese caso, el propietario no se auto agendaría, lo haría la inmobiliaria con previa coordinación con el propietario. Esto se puede realizar desde las acciones de la solicitud en el botón “Generar OI”:

   

   Se abrirá el calendario en línea de todos los inspectores vinculados a este proyecto, donde se mostrarán solo los horarios disponibles. Se debe seleccionar alguno y completar el formulario con los datos del propietario en el paso siguiente, para que le llegue el correo de confirmación:

   

   Luego de ingresar los datos del propietario, automáticamente la solicitud queda generada en el sistema y agendada la visita en el calendario tanto del propietario como del inspector asignado.

¿Cómo reprogramar una visita ya agendada?

Si la solicitud se encuentra con el estado de “OI GENERADA”, es decir ya cuenta con una fecha para la visita establecida, se puede reprogramar desde las acciones de la solicitud en el botón “Reprogramar OI”:

Se abrirá el calendario en línea donde se mostrará el horario anterior y los demás horarios disponibles para hacer el cambio. Una vez realizado el cambio, se le notificará tanto al inspector como al propietario.

¿Cómo cancelar una visita ya agendada?

Para cancelar la visita ya agendada, en PVI se deben reversar todos los requerimientos, para dejar la solicitud con el estado “OI POR GENERAR”, y desde ahí gestionar lo que se hará con esa solicitud (ej: posponer, cerrar sin inspección o enviar a OT directo según sea el caso).

Por lo tanto, esta gestión se puede hacer directo desde el sistema, en las acciones masivas se encuentra el botón “reversar req”:

O también puede gestionarlo directamente el inspector o propietario desde su calendario personal:

¿Qué hacer si la visita se agendó en Calendly pero en PVI no cambió de estado?

Si al intentar agendar desde PVI, el calendario dice que “ya se ha agendado una reunión con este enlace”, significa que se agendó en Calendly pero no en PVI:

Esto es un error que puede ocurrir por configuraciones mal realizadas o caídas en los servicios de Calendly o PVI. No debería suceder, pero en caso de que así sea, se le debe solicitar a MDA (pvi@planok.com) cambiar el estado de la solicitud por base de datos. Para esto, la MDA necesitará el folio de la solicitud, nombre del inspector y hora de la visita.

¿Qué hacer si el evento ya pasó y lo quiero reprogramar o cancelar?

Si al intentar reagendar o reversar una OI generada desde PVI, el calendario dice “el evento que quiere reprogramar ya ha finalizado”, significa que la fecha de la visita ya pasó, por ende Calendly no deja realizar ninguna acción:

En estos casos, se puede posponer la solicitud, luego reactivar desde la bandeja de solicitudes pospuestas y finalmente cerrarla sin inspección o volver a agendar la OI desde cero.

Cambios de agenda

¿Cómo cambiar los inspectores de un proyecto?

Cada proyecto de PVI tiene asignado un equipo de trabajo que fue creado previamente en Calendly. Por lo tanto, si se desea cambiar los inspectores de un proyecto, hay que realizar lo siguiente:

1. Ingresar a Calendly y editar el equipo de trabajo:

Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del equipo donde podrá quitar o agregar inspectores:

2. Editar el o los eventos donde se encuentre el inspector:

Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del evento donde podrá quitar o agregar inspectores:

3. Sincronización agenda nuevo inspector en PVI: Se debe validar que en los mantenedores del PVI, el nuevo inspector tenga vinculada su cuenta de Calendly:

Además el inspector debe tener el proyecto en PVI asociado. Eso se revisa en “Mantenedores → Personal Asociado → Inspectores”.
Revisan el perfil del inspector que tenga los proyectos asociados a su usuario:

4. Traspasar las solicitudes históricas (opcional): Todas las solicitudes ya agendadas, seguirán quedando asignadas al inspector anterior, por ende, solo en caso de necesitarlo, se pueden traspasar las solicitudes históricas al nuevo inspector reprogramando las visitas desde PVI:

Esto generará una notificación al propietario, por ende se recomienda ingresar en el motivo de la reprogramación “La visita será realizada por Juan en remplazo de Pedro. El día y hora de la visita se mantiene, solo se modifica el inspector que irá a visitarlo.”

Una forma para validar que haya quedado todo bien traspasado, es revisar la agenda de cada inspector y chequear que tenga solicitudes agendadas solo al proyecto que le corresponde:

¿Cómo actualizar la disponibilidad de horarios de cada inspector?

Por cada evento creado en Calendly se puede ir actualizando la disponibilidad de cada inspector. Por lo tanto, hay que ingresar a Calendly y editar directamente cada evento:

Dentro de las configuraciones del evento, se debe seleccionar la opción “¿Cuándo se puede reservar este evento?”. Y desde ahí podrá personalizar el horario de cada inspector masiva o individualmente.

¿Cómo cambiar las preguntas del formulario que ve el propietario?

Por cada evento creado en Calendly se pueden personalizar las preguntas que se le mostrarán al propietario. Por lo tanto, hay que ingresar a Calendly y editar directamente cada evento:

Y dentro de las configuraciones opcionales, se debe seleccionar “Preguntas para los invitados”:

¿Cómo agregar eventos especiales?

Los eventos especiales están pensados para abordar diferentes situaciones dentro de un mismo proyecto (por ejemplo: alargar la duración de la visita en caso de tener muchos requerimientos / asignar a un inspector con más experiencia en eventos urgentes, etc). Por lo tanto, esta integración soporta los siguientes eventos especiales

1. Evento estándar: Por defecto se utilizará el primer evento creado para todas las solicitudes de posventa.

2. Evento urgente: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento categorizado en PVI como urgente o crítico.

3. Evento largo: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan más de 15 requerimientos.

4. Evento fuera garantía: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento fuera de garantía.

Para crear un evento especial, debes agregarlos desde las configuraciones de cada equipo en Calendly:

Considerar las siguientes características para crear un evento:

• Tipo de reunión: Rotatoria.

• Nombre del evento: Auto agendamiento nombre proyecto.

  • Ej: Auto agendamiento Casas PlanOK

• Descripción / Instrucciones: Especificación que verá el propietario en el calendario, puede ir vacía.

  • Ej: Lo invitamos a seleccionar el día y hora que más le acomode, para realizar la visita de inspección de postventa a su propiedad.

• Enlace del evento: Asignado automáticamente.

• Color del evento: Cualquiera.

Luego podrás configurar la duración, disponibilidad de cada inspector, cantidad eventos límite en un día, holguras, días disponibles para cada proyecto, etc. Desde la siguiente pestaña:

Y finalmente, en los mantenedores de PVI, se debe enlazar el evento creado:

¿Cómo desactivo un proyecto del auto agendamiento?

Para activar el auto agendamiento a un proyecto, se le debe asignar al menos un equipo y un evento estándar configurado previamente en Calendly, por lo tanto, si se desea desactivar, solo se deben dejar en blanco esos dos parámetros.

Para esto, ingresar a PVI al módulo “Mantenedores” → “Integraciones” → “Calendly” → “Configuración General”. Desde esta pantalla se pueden activar o inactivar cualquier proyecto cargado en PVI.

¿Cómo agregar sobre cupos o gestionar emergencias en horarios especiales?

Es recomendable agregar un sobrecupo diario en todos los proyectos, para poder agendar emergencias o situaciones fuera de lo común aunque el calendario este copado.

Primero el inspector debe bloquear en su calendario personal un sobrecupo todos los días a la misma hora por cada proyecto.

Por ejemplo:

• Proyecto Casas PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.00-18.30hrs

• Proyecto Edificio PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.30-19.00hrs
  

  

Luego en Calendly se agrega el nuevo horario para cada proyecto:

Finalmente, cuando ocurra alguna emergencia, el inspector debe liberar un sobrecupo de su calendario personal:

E inmediatamente se debe usar este sobrecupo agendando desde el sistema PVI, ya que el horario estará disponible.