Gestor de Documentos

Este gestor de documentos inteligentes ayudará a evitar la carga de muchos modelos de contratos. Mediante la configuración de párrafos se pueden condicionar a que se muestren o no.

Para configurarlos, se debe realizar lo siguiente:

1- Dirigirse a Administración/Proyectos/Datos Generales/Gestor Documentos. Marcar “Nuevo Gestor de Documentos (API)”. Luego, hacer clic en Guardar.

2- Una vez seleccionada esa opción, se habilitará dentro de Administración/Proyectos el menú de Gestor de Documentos Api.

Nota: Si hay documentos cargados en el motor actual/tradicional de Gestor de Documentos, estos seguirán apareciendo durante el flujo del negocio junto con los documentos que puedan configurarse aquí.

3- Se mostrará una línea de documento para poder configurarlo.

4- En el ejemplo, se configurará el documento de Separación. Hacer clic al botón verde “+” (todos los documentos se configuran de igual forma).

5- Los pasos de creación del documento inteligente son dos. El primero es “Formato Plantilla” y el segundo, la “Creación/Edición de los Párrafos”.

Ejemplo de Párrafo

PASOS 1: FORMATO PLANTILLA

1- Agregar una descripción asociada al documento.

2- Configurar los márgenes en centímetros, el tamaño y la orientación del documento.

3- Configurar encabezado o pie de página.

3.1 - No se debe copiar un formato de algún editor de texto (ejemplo, Word) y pegarlo aquí, ya que de esa manera se perderá el formato.

3.2 - Si se quiere cambiar el color, el tamaño o el tipo de fuente, deben usarse las opciones que se muestran aquí para realizarlo.

3.3 - Pueden adjuntarse imágenes mediante una URL, no desde el ordenador.

3.4 - Con el botón “Insertar Variable” pueden usarse conectores para rescatar información del sistema.

3.4.1 - Los conectores deben escribirse de la siguiente forma, con dos “%”. Ejemplo:

%%FECHA_ACTUAL%%

3.4.2 - Seleccionar el conector y presionar “Aceptar”.

3.4.3 - En el Buscador se puede buscar por el nombre, tipo o descripción.

4- Al finalizar la configuración del paso 1, hacer clic en “Continuar”.

5- Automáticamente se ingresa al paso 2 de la creación del documento: a la creación de los párrafos.

PASOS 2: CREACIÓN/EDICIÓN DE LOS PÁRRAFOS

1- Hacer clic en el botón redondo “+”.

2- Se habilitará un cuadro de texto. Empezar a escribir el primer párrafo del documento.

Nota: No se debe copiar un formato de algún editor de texto (ejemplo, Word) y pegarlo aquí. Se perderá el formato.

2.1 - Si deseamos cambiar el color, modificar el tamaño o el tipo de fuente, deben usarse las opciones que se muestran aquí para realizarlo.

2.2 - Pueden usarse Conectores para rescatar información del sistema.

2.2.1 - Los conectores deben escribirse de la siguiente forma, con dos “%”. Ejemplo:

%%SUBAGRUPACION%%

3- Para crear otro párrafo se sigue el paso 1.

4- A continuación, se explican los botones asociados a cada párrafo.

(1) Activa/Desactiva el párrafo

(2) Configuración de condicionales

(3) Eliminación de párrafo

5- A continuación, se explican las opciones dentro de la configuración de condicionales del párrafo.

(1) Título del párrafo

(2) Tipo: Condicional inicial del párrafo (el primero siempre será “Si”)

(3) Variable: Son los conectores convertidos en variables

(4) Condición que se aplicará a la variable: Existen cuatro actualmente (IGUAL, DIFERENTE, MAYOR QUÉ, MENOR QUÉ)

(5) Comparación que hará la variable en base a la condición

(6) Botón +: Agrega más condiciones

Se explica el ejemplo:

Muestra párrafo- Si la nacionalidad del cliente es diferente a “PERUANA”.

6- Si se requiere agregar más condiciones se debe hacer clic en el botón con símbolo del “+”.

6.1 - El tipo a partir del segundo párrafo es Y/O

7- Una vez finalizada la creación de los párrafos y las configuraciones a estas, hacer clic en “Guardar”.

8- El sistema se recarga y llevará a la pantalla de los pasos 3 y 4, pero con 3 botones.

(1) Previsualizador del documento con todos los párrafos configurados

(2) Edición del documento

(3) Eliminación del documento

DOCUMENTO FINAL