En este manual se explicarán las acciones frecuentes que se necesitan realizar en el día a día para gestionar el auto agendamiento con Calendly (post configuración inicial).

Control solicitudes

¿Cómo se cuáles solicitudes no se han agendado aún con Calendly?

Todas las ordenes de inspección que tengan el auto agendamiento activado, van a tener un ícono para identificarlas, por lo tanto, si la solicitud tiene el ícono de Calendly y además se encuentra con el estado “OI POR GENERAR”, significa que el propietario aun no se ha auto agendado.

También se puede identificar rápidamente por la columna “Fecha OI”, ya que no va a tener una fecha ingresada.

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¿Qué hacer si el propietario no se ha auto agendado?

Si el propietario no se ha auto agendado aun, existen 3 caminos:

1. Volver a reenviarle el link en caso de no haber visto el correo o que se le haya olvidado auto agendarse. Esto se puede hacer desde las acciones de la solicitud, en el botón “Reenviar visita”.

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2. Llamar al propietario para preguntarle su disponibilidad y agendarlo desde el sistema. En ese caso, el propietario no se auto agendaría, lo haría la inmobiliaria con previa coordinación con el propietario. Esto se puede realizar desde las acciones de la solicitud en el botón “Generar OI”:

   Se abrirá el calendario en línea de todos los inspectores vinculados a este proyecto, donde se mostrarán solo los horarios disponibles. Se debe seleccionar alguno y completar el formulario con los datos del propietario en el paso siguiente, para que le llegue el correo de confirmación:

   Luego de ingresar los datos del propietario, automáticamente la solicitud queda generada en el sistema y agendada la visita en el calendario tanto del propietario como del inspector asignado.
   
   

3. Cerrar sin inspección los requerimientos después de X tiempo, ya que no se auto agendó. En el motivo se puede especificar el detalle de este cierre y posibles pasos a seguir, por ejemplo volver a ingresar una solicitud y auto agendarse antes de 12 horas hábiles:

¿Cómo reprogramar una visita ya agendada?

Si la solicitud se encuentra con el estado de “OI GENERADA”, es decir ya cuenta con una fecha para la visita establecida, se puede reprogramar desde las acciones de la solicitud en el botón “Reprogramar OI”:

Se abrirá el calendario en línea donde se mostrará el horario anterior y los demás horarios disponibles para hacer el cambio. Una vez realizado el cambio, se le notificará tanto al inspector como al propietario.

¿Cómo cancelar una visita ya agendada?

Para cancelar la visita ya agendada, en PVI se deben reversar todos los requerimientos, para dejar la solicitud con el estado “OI POR GENERAR”, y desde ahí gestionar lo que se hará con esa solicitud (ej: posponer, cerrar sin inspección o enviar a OT directo según sea el caso).

Por lo tanto, esta gestión se puede hacer directo desde el sistema, en las acciones masivas se encuentra el botón “reversar req”:

O también puede gestionarlo directamente el inspector o propietario desde su calendario personal:

¿Qué hacer si la visita se agendó en Calendly pero en PVI no cambió de estado?

Si al intentar agendar desde PVI, el calendario dice que “ya se ha agendado una reunión con este enlace”, significa que se agendó en Calendly pero no en PVI:

Esto es un error que puede ocurrir por configuraciones mal realizadas o caídas en los servicios de Calendly o PVI. No debería suceder, pero en caso de que así sea, se le debe solicitar a MDA (pvi@planok.com) cambiar el estado de la solicitud por base de datos. Para esto, la MDA necesitará el folio de la solicitud, nombre del inspector y hora de la visita.

¿Qué hacer si el evento ya pasó y lo quiero reprogramar o cancelar?

Si al intentar reagendar o reversar una OI generada desde PVI, el calendario dice “el evento que quiere reprogramar ya ha finalizado”, significa que la fecha de la visita ya pasó, por ende Calendly no deja realizar ninguna acción:

En estos casos, se puede posponer la solicitud, luego reactivar desde la bandeja de solicitudes pospuestas y finalmente cerrarla sin inspección o volver a agendar la OI desde cero.

Configuraciones de agenda

¿Cómo cambiar los inspectores de un proyecto?

Cada proyecto de PVI tiene asignado un equipo de trabajo que fue creado previamente en Calendly. Por lo tanto, si se desea cambiar los inspectores de un proyecto, hay que realizar lo siguiente:

1. Ingresar a Calendly y editar el equipo de trabajo:

Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del equipo donde podrá quitar o agregar inspectores:

2. Editar el o los eventos donde se encuentre el inspector:

Dentro de las configuraciones encontrará a los miembros del evento donde podrá quitar o agregar inspectores:

3. Sincronización agenda nuevo inspector en PVI: Se debe validar que en los mantenedores del PVI, el nuevo inspector tenga vinculada su cuenta de Calendly:

Además el inspector debe tener el proyecto en PVI asociado. Eso se revisa en “Mantenedores → Personal Asociado → Inspectores”.
Revisan el perfil del inspector que tenga los proyectos asociados a su usuario:

4. Traspasar las solicitudes históricas (opcional): Todas las solicitudes ya agendadas, seguirán quedando asignadas al inspector anterior, por ende, solo en caso de necesitarlo, se pueden traspasar las solicitudes históricas al nuevo inspector reprogramando las visitas desde PVI:

Esto generará una notificación al propietario, por ende se recomienda ingresar en el motivo de la reprogramación “La visita será realizada por Juan en remplazo de Pedro. El día y hora de la visita se mantiene, solo se modifica el inspector que irá a visitarlo.”

Una forma para validar que haya quedado todo bien traspasado, es revisar la agenda de cada inspector y chequear que tenga solicitudes agendadas solo al proyecto que le corresponde:

¿Cómo actualizar la disponibilidad de horarios de cada inspector?

Por cada evento creado en Calendly se puede ir actualizando la disponibilidad de cada inspector. Por lo tanto, hay que ingresar a Calendly y editar directamente cada evento:

Dentro de las configuraciones del evento, se debe seleccionar la opción “¿Cuándo se puede reservar este evento?”. Y desde ahí podrá personalizar el horario de cada inspector masiva o individualmente.

¿Cómo cambiar las preguntas del formulario que ve el propietario?

Por cada evento creado en Calendly se pueden personalizar las preguntas que se le mostrarán al propietario. Por lo tanto, hay que ingresar a Calendly y editar directamente cada evento:

Y dentro de las configuraciones opcionales, se debe seleccionar “Preguntas para los invitados”:

¿Cómo agregar eventos especiales?

Los eventos especiales están pensados para abordar diferentes situaciones dentro de un mismo proyecto (por ejemplo: alargar la duración de la visita en caso de tener muchos requerimientos / asignar a un inspector con más experiencia en eventos urgentes, etc). Por lo tanto, esta integración soporta los siguientes eventos especiales

1. Evento estándar: Por defecto se utilizará el primer evento creado para todas las solicitudes de posventa.

2. Evento urgente: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento categorizado en PVI como urgente o crítico.

3. Evento largo: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan más de 15 requerimientos.

4. Evento fuera garantía: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento fuera de garantía.

Para crear un evento especial, debes agregarlos desde las configuraciones de cada equipo en Calendly:

Considerar las siguientes características para crear un evento:

• Tipo de reunión: Rotatoria.

• Nombre del evento: Auto agendamiento nombre proyecto.

  • Ej: Auto agendamiento Casas PlanOK

• Descripción / Instrucciones: Especificación que verá el propietario en el calendario, puede ir vacía.

  • Ej: Lo invitamos a seleccionar el día y hora que más le acomode, para realizar la visita de inspección de postventa a su propiedad.

• Enlace del evento: Asignado automáticamente.

• Color del evento: Cualquiera.

Luego podrás configurar la duración, disponibilidad de cada inspector, cantidad eventos límite en un día, holguras, días disponibles para cada proyecto, etc. Desde la siguiente pestaña:

Y finalmente, en los mantenedores de PVI, se debe enlazar el evento creado:

¿Cómo desactivo un proyecto del auto agendamiento?

Para activar el auto agendamiento a un proyecto, se le debe asignar al menos un equipo y un evento estándar configurado previamente en Calendly, por lo tanto, si se desea desactivar, solo se deben dejar en blanco esos dos parámetros.

Para esto, ingresar a PVI al módulo “Mantenedores” → “Integraciones” → “Calendly” → “Configuración General”. Desde esta pantalla se pueden activar o inactivar cualquier proyecto cargado en PVI.

¿Cómo agregar sobre cupos en horarios especiales?

Se puede agregar un sobrecupo, para poder agendar visitas extra en los días que se requiera aunque el calendario este copado.

Primero el inspector debe bloquear en su calendario personal un sobrecupo todos los días a la misma hora por cada proyecto.

Por ejemplo:

• Proyecto Casas PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.00-18.30hrs

• Proyecto Edificio PlanOK: Sobrecupo de lunes a viernes de 18.30-19.00hrs
  
  

Luego en Calendly se agrega el nuevo horario para cada proyecto:

Finalmente, cuando se necesite un sobrecupo, el inspector debe liberar un horario de su calendario personal:

E inmediatamente se debe usar este sobrecupo, ya que el horario estará disponible.

¿Cómo agendar OI de emergencia?

Solo para las “OI por generar” administradas con Calendly, aparecerá un botón “OI emergencia”. Esto permite agendar una visita con el calendario antiguo de PVI y no con el de Calendly.

Se mostrará una alerta para recalcar que esto debe ser previamente coordinado con el inspector, ya que al ser una emergencia se tomará un horario con poca holgura.

Luego se va a abrir el calendario del sistema, no Calendly. Solo se permitirá agendar dentro del mismo día en cualquier horario. Si se desea elegir otro día se debe agendar con Calendly.

La solicitud quedará agendada con un ícono especial para indicar que es una OI de emergencia administrada con Calendly. No se puede reagendar ni posponer ya que es una emergencia. Solo se puede reversar y volver a agendar como una solicitud normal.

¿Cómo agregar una re confirmación del evento?

Dentro de la configuración de cada evento, está el ítem “Flujos de trabajo” y donde se encuentra la opción “Enviar un correo electrónico a los invitados para confirmar de nuevo”

Desde aquí se programa: cuanto tiempo antes se desea enviar la reconfirmación, el texto que tendrá y si en esta misma re confirmación se dará la opción de cancelar o reprogramar nuevamente el evento.

Una vez programada la reconfirmación, al propietario le llegará un email de la siguiente manera:

Al confirmar, Calendly generará una notificación al supervisor y además quedará en Calendly marcado de la siguiente forma:

¿Cómo traspasarle el calendario de un inspector a otro (manteniendo el correo)?

Si por ejemplo en calendly tenemos cuentas genéricas creadas como “postventa@inmobiliaria.cl”, se hace más fácil traspasar una cuenta de un inspector a otro cuando renuncian. Entonces si queremos hacer el traspaso debemos hacer lo siguiente:

1. El nuevo inspector debe ingresar su cuenta de calendly (https://calendly.com/app/login) para cambiar el nombre de la cuenta:

2. Luego, ingresar a PVI y también actualizar el nombre al inspector antiguo reemplazándolo por el nombre y correo del nuevo inspector.
   Para esto hay que ir a “Mantenedores → Personal asociado → Inspectores → Nombre”:

    

3. Después ir a los mantenedores de Calendly y verificar si el nuevo inspector quedó con el mismo nombre en ambos lados (PVI y Calendly).
   Ir a “Mantenedores → Integraciones → Calendly → Inspectores”:

4. Luego ir a “Configuración general” para hacer el cambio de responsable en cada proyecto donde se encuentre el inspector:
   Ir a “Mantenedores → Integraciones → Calendly → Configuración General”:

   
   A partir de ahora, todas las nuevas solicitudes nuevas quedarán asignadas 100% al nuevo inspector. Para chequear que haya quedado todo bien, debemos ingresar a la agenda del inspector y validar que tenga las solicitudes del inspector antiguo en su calendario:

    

5. (Opcional) Si queremos que además el inspector quede como responsable de las solicitudes históricas, podemos reasignarlas de responsable desde el módulo de utilidades.
   
   Las podemos reasignar una por una:

   
   O podemos reasignar masivamente todo lo pendiente que tenía el inspector anterior: