Configuración inicial integración Postventa-Calendly
- Josefa Willer
- Valentín Silva (Unlicensed)
Para configurar esta integración, se debe realizar lo siguiente:
1° Configurar cuenta Calendly
PASO 1) Crear usuarios en Calendly
Agregar a todos los usuarios (inspectores) que usarán Calendly en PVI. Solo los inspectores necesitan tener cuenta, no es necesario que supervisores o responsables contraten el plan.
Se recomienda usar el correo de la organización para evitar cruces de horarios en los inspectores y asignarles el rol “usuario”.
Ir a “Gestión de administradores”:
“Nuevo usuario”:
Agregar el correo del inspector:
(Opcional) Eliminar los eventos que vienen por defecto para evitar tener información extra que puede confundir más adelante:
Luego de agregar al usuario (inspector), le llegará un mail con una invitación para unirse al plan y activar su cuenta. Si aun no acepta la invitación, aparecerá como pendiente:
El inspector debe acepte la invitación y sincronizar su calendario con Calendly. Puedes comprobar que el usuario ya está conectado correctamente, cuando se vea como se muestra en la siguiente imagen:
PASO 2) Crear equipos y eventos en Calendly
Una vez creados todos los inspectores como usuarios en Calendly, tendrás que armar los equipos de trabajos. Debes crear un equipo por proyecto de la siguiente manera:
Click en el botón “Nuevo Equipo”:
Considerar las siguientes características para crear un equipo:
Nombre del equipo: “Equipo Nombre Proyecto”.
Ej: Equipo Casas PlanOK
Página del equipo: Asignado automáticamente.
Mensaje de bienvenida: Vacío.
Miembros del equipo: Todos los inspectores que atenderán solicitudes en este proyecto.
Avatar del equipo: Logo proyecto o logo inmobiliaria.
Zona horaria: Seleccione según la zona del proyecto.
Ej: Santiago
Considerar las siguientes características para crear un evento:
Tipo de reunión: El ideal es “rotatorio”. En caso de querer optar por un plan de Calendly más económico, se puede usar el tipo de reunión “colectivo”, solo si se tiene un inspector por proyecto.
Nombre del evento: Auto agendamiento nombre proyecto.
Ej: Auto agendamiento Casas PlanOK
Descripción / Instrucciones: Especificación que verá el propietario en el calendario, puede ir vacía.
Ej: Lo invitamos a seleccionar el día y hora que más le acomode, para realizar la visita de inspección de postventa a su propiedad.
Enlace del evento: Asignado automáticamente.
Color del evento: Cualquiera.
Agregar ubicación del proyecto y validar que estén todos los inspectores del proyecto
Luego podrás configurar la disponibilidad que tendrá este proyecto:
Intervalo fechas: Cuántos días hacia el futuro desean abrir el calendario. Ej: 15 días laborales
Duración visitas. Ej: 30min. (recordatorio: estamos configurando el evento normal, más adelante se podrán configurar eventos especiales para req fuera de garantías, urgentes o con muchos req)
Horas disponibles: Se recomienda usar las mismas horas para todos los organizadores, ya que si en un futuro se hace un cambio de inspector, será más simple hacer la modificación.
Los solapamientos son útiles cuando se hace un cambio de horario a partir de XX fecha, ya que se configura el nuevo horario, y en solapamiento se dejan los días que aun no van a regir con el nuevo horario.Tiempos de holguras antes o después de una visita de postventa
Intervalos para mostrar en el calendario: Se recomienda dejar la duración total de la visita.
Ej: Si la visita dura 20 min y tiene 10 min de holgura post evento, se recomienda configurar intervalos de 30min.Holgura para poder agendar: Se recomienda dejar al menos 12 horas de holgura, para que los propietarios no puedan agendarse durante el mismo día. Así los inspectores se podrían programar el día anterior para las visitas que tiene.
Zona horaria: Calendly recomienda bloquear la zona horaria en caso de tener visitas presenciales
Luego se configuran las preguntas para los invitados. Se recomienda agregar todas las preguntas que necesita saber el inspector previo a las visitas, ya que estas aparecerán en el calendario personal del inspector.
Ej: Indicar número de su propiedad
Ej: Indicar quien recibirá al inspector
Finalmente se configuran las notificaciones y políticas de cancelaciones. Se recomienda configurar la invitación del calendario, recordatorios por correo, recordatorios por SMS y políticas de cancelaciones.
Ejemplo invitaciones al calendario
Título: Visita Proyecto Casas PlanOK - {{respuesta_1}}
Cuerpo: {{preguntas_y_respuestas}}
Ejemplo recordatorio por correo (se pueden programar varios recordatorios previos a la visita)
Asunto:
Recordatorio: {{nombre_del_evento}} con {{nombre_del_miembro_del_equipo}} a las {{hora_del_evento}} el {{fecha_del_evento}}Cuerpo:
Hola {{nombre_completo_del_invitado}},Esto es un recordatorio, ya que a las {{hora_del_evento}} el {{fecha_del_evento}}, asistiremos a su propiedad para revisar sus requerimientos de postventa.
El evento se realizará en {{ubicación}}.
En el caso de no poder recibirnos favor cancele o reprograme el evento siguiendo las instrucciones desde su calendario. En el caso contrario favor contactarnos a través del correo servicioalcliente@xxxxx.cl.
Saludos cordiales,
PlanOK
Ejemplo recordatorio por SMS (se pueden programar varios recordatorios previos a la visita)
Mensaje del texto:
Recuerde que el {{fecha_del_evento}} a las {{hora_del_evento}} tiene una visita agendada con {{nombre_del_miembro_del_equipo}} para revisar sus requerimientos de postventa.
Ejemplo política de cancelación
Mensaje: Para cancelar o reprogramar una visita debe hacerlo con al menos 24 horas de anticipación.
Con todos los pasos anteriores, queda creado el equipo con un evento:
Opcionalmente se pueden agregar 3 eventos más al equipo para soportar distintos escenarios especiales de la postventa y así ajustar las agendas y horarios de acuerdo a condiciones especiales.
Tipos de eventos soportados:
Evento estándar: Por defecto se utilizará el primer evento creado para todas las solicitudes de posventa.
Evento urgente: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento categorizado en PVI como urgente o crítico. Ej: Dejar más horarios disponibles en el calendario.
Evento largo: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan más de 15 requerimientos. Ej: Alargar la duración de las visitas.
Evento fuera garantía: Se puede configurar un evento especial para solicitudes que tengan al menos un requerimiento fuera de garantía. Ej: Dejar una holgura mayor, para que tengan menos prioridad por sobre las demás solicitudes.
PASO 3) Enlazar cuenta de Calendly a PVI (Mantenedores PVI)
Para enlazar los proyectos con sus equipos y eventos correspondientes en los mantenedores de PVI, se debe realizar lo siguiente:
En Calendly ir a módulo de “Integraciones” y seleccionar el módulo “API y Webhooks”.
Generar un token nuevo de acceso y copiar el código que aparezca.
Ingresar a PVI al módulo “Mantenedores → Integraciones → Calendly”. Insertar el token copiado y verificar que se sincronice correctamente.
Enlazar a los inspectores existentes en PVI con los usuarios creados en Calendly. Se recomienda estandarizar los correos para no generar confusiones. Si los correos son diferentes, predomina el correo ingresado en Calendly por sobre el de PVI.
Ir a la pestaña “Configuración General” para relacionar todos los proyectos con los eventos que se requiera.
Para activar el auto agendamiento a un proyecto, se le debe asignar al menos un equipo y un evento estándar configurado previamente en Calendly.
Opcionalmente se puede configurar un evento urgente, largo o fuera de garantía.
Finalmente, se puede asignar a un usuario de PVI como responsable de todas las solicitudes ingresadas en el proyecto, para que las OI queden asociadas a este responsable.
2° Inicio al auto agendamiento
Validación calendario PVI vs calendario personal
Antes de activar los proyectos, se debe validar que todos los inspectores tengan sincronizados sus calendarios personales con el calendario de PVI.
Si tiene Gmail: Se debe validar que el correo de Gmail esté sincronizado con la agenda de PVI, con esto automáticamente quedarán los calendarios alineados.
Si tiene otro correo, ej Outlook: Se deben agregar manualmente en el calendario personal del inspector, todos los eventos que tiene agendados en la agenda de PVI.
Consideración importante: una vez activado el auto agendamiento, NO se debe agendar nada en la agenda de PVI del inspector, ya que no se reflejará en su calendario personal y podría traer problemas con Calendly.
Una vez validados que ambos calendarios están iguales, se puede dar inicio al auto agendamiento, activando el proyecto desde los mantenedores de Calendly en PVI: