Cierre a distancia **NUEVO**
- Josefa Willer
Esta nueva funcionalidad tiene como objetivo realizar cierres a distancia, tanto en las OI como en las OT, para que no pierdas tiempo consiguiendo la firma de una visita o de un trabajo.
¿Cómo hacerlo?
Al finalizar una visita o un trabajo selecciona la opción “Conformidad a distancia”. Opcionalmente podrá dejar en copia a un tercero, por ejemplo al arrendatario o residente para que realice el cierre:
Vista celular o tablet
Vista computador
El sistema enviará un 1er correo al propietario y a los usuarios en copia con el detalle de todo lo realizado, para que pueda indicar su conformidad.
A las 24hrs se vuelve a enviar un 2do correo de recordatorio en caso que no haya respondido.
Ejemplo 1° correo
Ejemplo 2° correo
El cliente debe evaluar cada requerimiento con una nota del 1 al 7 indicando su conformidad. El promedio de todos los requerimientos es la satisfacción total te la OI u OT (disconforme, conforme o muy conforme).
Si el propietario responde, se cierra la solicitud con firma y se genera automáticamente un comprobante digital con el detalle de la evaluación que indicó el cliente.
Si el propietario no responde la 2° insistencia, a las 48hrs se cierra la solicitud sin firma, quedando los correos como respaldo en el sistema.
Observación: Se cierran automáticamente todos los requerimientos “Solucionado en visita”, “No corresponde con firma” o “Trabajo terminado”.
Cuando se realice el cierre a distancia, ya sea con o sin firma, le llegará un correo a la persona que envió el cierre para avisar que se finalizó la solicitud, indicando la conformidad y nota ingresada por el propietario.
Observación: Si se quisiera agregar otro correo en copia se puede solicitar a través de la mesa de ayuda PlanOK (postventa@planok.com).
Ejemplo correo:
Ejemplo práctico
Todos los días a las 9am PlanOK revisa si debe enviar recordatorios o realizar algún cierre sin firma.
Miércoles 6 de junio a las 12:45 hrs: Se envió por primera vez el cierre a distancia.
Jueves 7 junio 9am: No pasa nada ya que aún no han pasado las primeras 24hrs hábiles desde el envío del cierre a distancia.
Viernes 8 junio 9am: Ya pasaron 24 horas hábiles, por lo tanto se envía el primer recordatorio.
Sábado 9 junio 9am: No pasa nada porque no es día hábil.
Domingo 10 junio 9am: No pasa nada porque no es día hábil.
Lunes 11 junio 9am: No pasa nada, todavía no pasan 48hrs hábiles desde el envío del recordatorio.
Martes 12 junio 9am: Se cierra el requerimiento sin firma ya que pasaron las 48hrs hábiles desde el envío del recordatorio.
Respaldos
Los correos quedan guardados en la ficha de la solicitud en la pestaña “Documentos”:
Y la respuesta del cliente, queda adjunta en la ficha de la solicitud en la pestaña “Comprobante OI” o “Conformidad OT” como un PDF descargable: