12. Anulación y Refinanciamiento de cuotas

¿Cómo activar las nuevas funciones de Anulación y Refinanciamiento a un usuario? 

Para comenzar a operar con estas herramientas, lo primero que debemos realizar es habilitar los siguientes permisos al usuario que hará uso de estas funciones, las que encontraremos en la Administración de Usuarios (ADMINISTRACION – USUARIOS – PERMISOS DE USUARIO). 

Una vez activos los permisos, el usuario podrá visualizar los botones de “Anular Cuotas” y “Refinanciar Cuotas”, que representan a las nuevas herramientas en la pantalla de la cuenta corriente de cualquier negocio:

Anulación de Cuotas

La función de “Anulación” permite la eliminación de cuotas que pueda ser requerida por distintos motivos dentro de un negocio. Como ejemplo, el cliente pactó 5 cuotas de financiamiento y durante el proceso de promesa le fue aprobada una cantidad de crédito mayor al previsto, por lo cual, ya no será necesario pagar el total de cuotas pactadas.
Con esta nueva función de anulación, esas cuotas que no serán consideradas a pago por el cliente se pueden eliminar de una forma muy simple.
Para realizar la operación, realizamos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la(s) cuotas a anular desde el listado de cuotas de la cuenta corriente del negocio, las cuales deben cumplir la condición de encontrase en estado “Sin documentar” o “Documentadas Incompletas”.

2. Una vez están seleccionadas las cuotas que se desean “Anular” presionamos sobre el botón de “Anular Cuotas”.

3. Al presionar el botón de anulación, el sistema abrirá un modal donde se mostrará el listado de las cuotas seleccionadas para anular y el “Total a Anular” en UF que será la suma de todas las cuotas incluidas en la operación. El usuario debe seleccionar la opción de “Asignar monto Total Anulado” y definir si el monto anulado será asignado al ítem de Crédito Hipotecario o al Contado Contra Escritura que son los ítems definidos para recibir el monto anulado con el fin de no generar un descuadre entre el total de venta y la nueva forma de pago modificada por vía de la anulación. Realizada esta sencilla operación, presionar “Guardar” y aceptar la advertencia del sistema para finalizar el proceso.

4. Al aceptar, el sistema comenzará a cargar la nueva información y dará la confirmación de operación exitosa. Con ello, la forma de pago del negocio en cuestión ya ha sido editada por medio de la Anulación de cuotas. Esto se puede verificar en el listado de cuotas de la cuenta corriente, donde la cuota del Crédito o del Contado Firma Escritura se verá aumentadas, según haya sido la selección hecha por el usuario.

Consideraciones generales para la Anulación de cuotas

• Sólo es posible anular cuotas que se encuentren en estado “Sin documentar” (sin pago asociado) o “Documentadas Incompletas”, es decir, que tengan un saldo pendiente de pago.
• Las cuotas de Gastos Operacionales (GO), Gastos Administrativos (GA), Fondo de Reserva (FR), Contado Firma Escritura (PE) y Crédito Hipotecario (CH) y Reserva (RE) en tipo “Garantía” no pueden ser anuladas.
• Para realizar la acción de anulación, el sistema validará que la cuota de Contado Firma Escritura y/o la cuota de Crédito Hipotecario se encuentren en estado “Sin Documentar” para poder asignarle el saldo de las cuotas anuladas. Caso contrario, la anulación no podrá ser realizada.
• Si al anular, las cuotas de Contado Firma Escritura o Crédito Hipotecario no están presentes dentro de la forma de pago original del negocio, el sistema las creará de forma automática, siguiendo las actuales lógicas de fechas que maneja GCI asociadas a la fecha de RM.
• La anulación de cuotas es sólo valida para negocios que se encuentren en estado de promesa en los registros del sistema.
• La acción de anulación permite mezclar cuotas de distintos ítems de la forma de pago dentro de los tipos permitidos.
• La anulación no tiene restricción en cuanto a la cantidad de veces que se puede realizar la acción dentro del mismo negocio, siempre y cuando se mantengan las consideraciones antes descritas.
  
  

Refinanciamiento de Cuotas

La función de “Refinanciar” considera la posibilidad de aumentar o disminuir la cantidad total de cuotas en las que se pactó un ítem dentro de la forma de pago de un negocio que se encuentre en estado promesado. Esta operación que es aplicable sobre los ítems de la forma de pago definidos como Promesa (PR) y Financiamiento Propio (FP) se puede realizar directamente desde la cuenta corriente de un negocio con el objetivo principal de editar el set de cuotas sin la necesidad de modificar el negocio.
Para lo anterior, las cuotas que se desea refinanciar no deben tener asociados pagos completos, es decir, deben estar en estado “Sin Documentar” o “Documentadas Incompletas” para así poder refinanciar el saldo total o parcial de estas.

El usuario que posea al permiso de refinanciamiento podrá realizar la operación siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar la(s) cuotas a refinanciar desde el listado de cuotas de la cuenta corriente del negocio, las cuales deben cumplir la condición de pertenecer a un mismo tipo, es decir, no pueden mezclarse cuotas de Promesa y de Financiamiento Propio, ya que el sistema valida esta condición para permitir la operación.

2. Una vez seleccionadas las cuotas que se desean editar presionamos sobre el botón de “Refinanciar Cuotas”.

3. Al presionar el botón de refinanciamiento, el sistema abrirá un modal donde se mostrará el ítem de la forma de pago sobre el cual estamos realizando el refinanciamiento (ej. Financiamiento Propio), el monto pactado para ese ítem dentro de la forma de pago del negocio más el “Monto a Refinanciar” en UF, que es el total de lo que se va a refinanciar. Esto último, está dado por la suma de las cuotas que se seleccionaron previamente desde el listado de la cuenta corriente.

4. Dentro del modal de refinanciamiento, el usuario debe seleccionar la nueva cantidad de cuotas (número de cuotas) aplicable al set con la posibilidad de usar el modo “Automático” o el modo “Manual” para la creación de las nuevas cuotas. En modo "Automático", es el sistema el encargado de realizar la división del monto a refinanciar por el número de cuotas seleccionadas. En modo “Manual”, el usuario además de seleccionar el numero de cuotas puede ingresar montos personalizados en UF/$ para cada nueva cuota que se está creando con la posibilidad de autocopiado. En ambos casos de uso, el usuario debe definir las fechas de vencimiento para cada nueva cuota presionando el calendario en la columna de “Fecha”.

5. Una vez que estén definidos todos los parámetros del nuevo set de cuotas a crear, se debe presionar el botón “Guardar” para hacer efectivos los cambios. El sistema cargará los nuevos datos, dando confirmación de operación exitosa y paso seguido, mostrará la cuenta corriente actualizada con el nuevo listado de cuotas ya editado por medio de la herramienta de “Refinanciamiento”.

Consideraciones generales para el refinanciamiento de cuotas:

• La acción de refinanciamiento sólo aplica sobre cuotas de Promesa (PR) y Financiamiento Propio (FP) que se encuentren en estado “Sin Documentar” o “Documentadas Incompletas”.
• Al refinanciar, no es posible mezclar cuotas de distinto tipo (PR y FP).
• No es posible refinanciar cuotas de distintos negocios.
• El número máximo de cuotas posibles para refinanciar está limitado por las mismas lógicas de la forma de pago de GCI.
• El refinanciamiento sólo aplica para negocios en estado de promesa.
• Las cuotas generadas en el refinanciamiento también están afectas al IPC proyectado que podría estar configurado para el proyecto al que pertenece el negocio.
• El refinanciamiento no tiene restricción en cuanto a la cantidad de veces que se puede realizar la acción dentro del mismo negocio, siempre y cuando se mantengan las consideraciones antes descritas.
  
  Documento de respaldo y avisos automáticos por Email
  
  Con el fin de que los usuarios que controlan los aspectos comerciales en la venta de cada proyecto puedan tener herramientas de registro y control de los cambios que a este nivel se realizan en el sistema, asociados a las acciones de anulación y refinanciamiento, se ha creado un nuevo documento de registro de cambios que servirá como respaldo tanto a la inmobiliaria como al cliente acerca de los cambios en las condiciones del negocio que se generen por los ajustes aplicados a la forma de pago desde la cuenta corriente.
  
  Documento de respaldo:
  Este nuevo documento se mostrará disponible en la pantalla de detalle de la promesa de un negocio que haya sido afecto a modificación de cuotas por medio de anulación o refinanciamiento desde la cuenta corriente del sistema. Cualquier usuario que tenga acceso a promesas podrá descargar el documento presionando sobre el botón “Doc. Modificación FP” (Documento de modificación de forma de pago) desde donde se desplegara el documento en formato Word.
  El documento se genera desde una plantilla tipo que se debe agregar en formato RTF en el ítem de “Documento de Anulación /Refinanciamiento de cuotas” de la administración de proyectos.

Avisos automáticos por Email (Anular y Refinanciar cuotas)

Con el fin de poder notificar a las personas encargadas acerca de las modificaciones que se generan por medio de las acciones de “Anular” y “Refinanciar” cuotas, se han agregado dos nuevos avisos automáticos de cuenta corriente, los cuales se pueden configurar por medio del uso de conectores dentro de la administración de proyectos del sistema en el ítem “Avisos Automáticos por Email”

Conectores para documento de respaldo y Avisos automáticos por Email

Tanto para la generación del documento de respaldo como para la configuración de cuerpo del mensaje de los avisos automáticos que se envían por email, se han dispuesto el uso de los siguientes conectores:

%PROYECTO% : Rescata el nombre del proyecto al que pertenece el negocio.
%ETAPA% : Rescata el nombre de la etapa a la que pertenece el negocio.
%SUBAGRUPACION% : Rescata el nombre de la subagrupación a la pertenece el negocio.
%NOMBRE_CLIENTE% : Rescata el nombre del cliente dueño del negocio.
%RUT_CLIENTE% : Rescata el numero de Rut del cliente dueño del negocio.
%NUMERO_PRODUCTO% : Identifica el producto principal incluido en el negocio.
%NUMERO_BODEGA% : Identifica a la(s) bodegas incluidas dentro del negocio.
%NUMERO_ESTACIONAMIENTO%: Identifica el (los) estacionamientos del negocio.
%NOMBRE_VENDEDOR% : Rescata el nombre del vendedor a cargo del negocio.
%NOMBRE_VENDEDOR_MODIFICA_FP% : Nombre del vendedor que Anula o Refinancia.
%RUT_VENDEDOR_MODIFICA_FP% : Rut del vendedor que Anula o Refinancia.
%FECHA_MODIFICA_FP% : Rescata la fecha en que se Anula o Refinancian cuotas.
%TABLA_FORMA_PAGO_MODIFICADO% : Muestra tabla con detalle de cuotas antes de la modificación.
%TABLA_FORMA_PAGO_ACTUAL% : Muestra tabla con detalle de cuotas después de la modificación