¿Cómo configurar un proyecto?
- Maria Soledad Errazuriz (Unlicensed)
Debes ir al menú de administración y seleccionar Proyectos:
Datos Generales: Dentro de este menú se pueden agregar/editar datos como el nombre del proyecto, la ubicación (dirección, región, provincia y comuna), una breve descripción del proyecto y sus beneficios, el logo del proyecto que se mostrará en los documentos que emite el sistema (Cotización)
Cuentas Corrientes: En este ítem es posible crear/editar las cuentas corrientes “bancarias” del proyecto, en donde se deben realizar los registros de “depósito y conciliación” de los pagos realizados por los clientes; los que se registran en la cuenta corriente que maneja el sistema para cada negocio.
Convenios PAC: En este ítem es posible crear/editar los convenios bancarios para efectos del envío desde el sistema de las solicitudes de Pre aprobación bancarias de los clientes a las distintas entidades financieras. Para esto al momento de crear un Banco en convenio es necesario conocer los datos de contacto del ejecutivo bancario a cargo del convenio.
Cargador de Documentos: En este ítem es posible agregar documentos relativos al proyecto , tales como imágenes publicitarias , folletos o brochure con el fin de que estos puedan ser enviados opcionalmente como adjuntos en los correos electrónicos, que el sistema emite al cliente por concepto de cotización.
Copia de Medios de Llegada: permite “copiar” la configuración de medios de llegada “activos” de un proyecto a otro. Debes hacer click en la administración de proyecto, menú “Copia de medios de llegada activos” del proyecto de origen de la configuración y desde ahí seleccionar el proyecto de destino de la copia de los medios, presionando el botón respectivo para ejecutar el proceso.
Documento de Reserva: permite agregar las “plantillas” que el sistema necesita para generar los documentos de reserva en cada negocio. Estas plantillas, que se deben subir en formato Word (.rtf) están separadas por el tipo de financiamiento con el cual se está vendiendo el proyecto, ya que el sistema toma esto como parámetro, para así generar el documento en función de la forma de pago de cada negocio. Para la elaboración de estas plantillas, que se definen como el molde del documento que se le entregará a cada cliente como la carta de oferta/reserva de compra, se deben usar conectores que son los encargados de rescatar los datos del cliente, productos, forma de pago y en general todos los datos que se quieran mostrar en el documento final. Dentro de este mantenedor existen 20 casillas disponibles para la carga de distintas plantillas de documentos por cada proyecto, de las cuales 12 están relacionadas a la forma de pago o tipo de financiamiento. Las otras 8 casillas restantes son de uso libre y están pensadas para variables de documentos tales como los negocios en que se compra con un codeudor o para los clientes Jurídicos en donde se pueden agregar los datos de los representantes entre otros casos que puedan aplicar como documentos especiales. Dentro de este manejo documental para los formatos de reserva, existe la variable de que los documentos se puedan agregar en la etapa del proyecto, para lo cual existe una configuración especial que se la debe solicitar a su ejecutivo de PLANOK.
Documento de Promesa: permite agregar las “plantillas” que el sistema necesita para generar los documentos de promesa en cada negocio. Estas plantillas, que se deben subir en formato Word (.rtf) están separadas por el tipo de financiamiento con el cual se está vendiendo el proyecto, ya que el sistema toma esto como parámetro, para así generar el documento en función de la forma de pago de cada negocio. Para la elaboración de estas plantillas, que se definen como el molde del documento que se le entregará a cada cliente como borrador o como el documento definitivo de compraventa, se deben usar conectores que son los encargados de rescatar los datos del cliente, productos, forma de pago y en general todos los datos que se quieran mostrar en el documento. Dentro de este mantenedor existen 20 casillas disponibles para la carga de distintas plantillas de documentos por cada proyecto, de las cuales 12 están relacionadas a la forma de pago o tipo de financiamiento. Las otras 8 casillas restantes son de uso libre y están pensadas para variables de documentos tales como los negocios en que se compra con un codeudor o para los clientes Jurídicos en donde se pueden agregar los datos de los representantes entre otros casos que puedan aplicar como documentos especiales. Dentro de este manejo documental para los formatos de promesa, existe la variable de que los documentos se puedan agregar en la etapa del proyecto, para lo cual existe una configuración especial que se la debe solicitar a su ejecutivo de PLANOK.
Comprobante de Ingreso: En este mantenedor, es posible agregar una plantilla tipo, para que a partir de ésta, el sistema sea capaz de crear un documento válido como comprobante de ingreso, el que se genera cada vez que se registra el pago de alguna cuota en negocios del proyecto respectivo. Estos comprobantes, manejan un número correlativo único dentro del proyecto. El formato de la plantilla a subir, debe ser un Word en extensión rtf (.rtf) y puede contener logos y tablas con el fin de emular a nivel de diseño los comprobantes tipo o boletas que emite cada inmobiliaria. El rescate de los datos en este comprobante, se realiza por medio de la inserción de conectores al igual que en los formatos de reserva o promesa que maneja el sistema. Para mayor información, contáctese con su ejecutivo de cuentas o con la mesa de ayuda GCI.
Comprobante de reverso: En este ítem, es posible agregar una plantilla tipo en formato Word (.rtf) con el documento de reverso. Se refiere al comprobante que emite el sistema en el momento en que se produce la devolución de un pago a un cliente dentro de un negocio para un proyecto específico. Esta acción de “reverso del pago” genera este comprobante el que es único en número correlativo dentro del proyecto.
Avisos automáticos por Email: aquí es posible configurar por proyecto, el envío automático de correos de notificación a los distintos usuarios del sistema, incluso al cliente y otros destinatarios, para los avisos que genera el sistema en los hitos específicos del negocio que gatillan estas notificaciones. Para poder configurar estos avisos, debes seleccionar el hito dentro del listado disponible, los que van desde la creación de la reserva hasta la fecha de entrega de la propiedad, luego seleccionar los destinatarios del aviso y finalmente crear un mensaje de texto que será el cuerpo del mensaje que recibirán los destinatarios, en donde es recomendable agregar los conectores que irán a rescatar los datos específicos del negocio que se está notificando. Con esto, es posible mantener informado al equipo inmobiliario del movimiento diario en la venta del proyecto.
Jerarquías: está directamente relacionado a la gestión de “tareas” dentro del sistema, debido a que es en este menú en donde se crean equipos de trabajo dentro de cada proyecto. Para poder crear una jerarquía, es necesario como primer paso, definir al usuario “supervisor” y luego determinar al resto de usuarios que estarán bajo esa jerarquía o grupo de trabajo. (Ej. Jefe de ventas como supervisor del equipo de ventas a su cargo). El usuario supervisor, tendrá la potestad de ver el movimiento de todas las tareas de sus usuarios a cargo dentro del sistema en el módulo de tareas respectivo y además recibirá notificaciones y alertas con el estado de cumplimiento de las tareas de las personas bajo su cargo.